Malmö Kongressbyrå - Empire

This case study is also available in English.

M almö Kongressbyrå AB, eller MKON, är en professionell kongressarrangör (PCO) som arrangerar såväl nationella som internationella kongresser och vetenskapliga möten. Uppdragen finns framförallt inom de medicinska området, och varje kongress tar emot 100 till 5000 deltagare.

Med deras ord:

För att arbetet med er kongress ska fungera optimalt behövs effektiva och säkra IT-lösningar. Därför har vi investerat mycket tid och tankekraft på att utveckla avancerade kongressdatasystem som tar hand om deltagaranmälningar, hotellbokningar, abstracthantering m m. Vårt system är specialbyggt för oss och knyter samman den anmälan deltagaren gör på internet med underliggande boknings- och ekonomisystem. På så sätt säkrar vi hela informationskedjan.

— MKON

Lösningen som MKON här beskriver går under namnet Empire och är den tredje generationen av ett system som utformats i nära samarbete mellan oss och MKON under årens lopp. Ett system som är hjärtat i den informationshantering som omgärdar arrangerandet av komplexa möten med intressenter från olika håll i världen.

Kund

Malmö Kongressbyrå AB

Kund sedan

2001

Lanserad

2016

Kategori

Desktop, Mobile, FileMaker, Web

Varje kongress har en egen sajt

En grundläggande funktion i lösningen är möjligheten att skapa unika webbplatser för varje kongress. Systemet fungerar som ett modernt CMS (Content Management System) för utformning av dessa webbplatser som snabbt sjösätts utan behov av installation av nya servrar eller andra komponenter. (Som exempel kan nämnas att MKON upprättade ett trettiotal webbplatser under de två första månaderna efter driftsättning.)

Grundläggande funktioner

  • Utforma sidor för presentation av text och bild
  • Hierarkisk uppbyggnad ett menysystem för navigering
  • WYSIWYG-editor för utformning av innehåll
  • Moderna verktyg för att upprätta sektioner och kolumner
  • Resultatet blir förstås full responsivt för att fungera bra även i en smartphone

Skräddarsytt stöd för att bygga formulär

Förutom dessa grundläggande funktioner (som man ju kan förvänta sig av vilket CMS som helst)
har Empire ett unikt stöd för den typ av formulär som en kongressarrangör/PCO har användning för.

Systemet har stöd för

  • Deltagarregistrering med
    • integrerad hotellbokning och
    • betallösning för kortbetalning
  • Abstractinlämning med möjlighet att
    • ladda upp filer och
    • redigera bidrag i efterhand
  • Abstractbedömning
    • för inloggade bedömare och
    • utvalda abstracts
  • Monterbeställning
    • för utställare
  • Inlämning av symposieförslag

MKON kan bygga upp anmälningsformulär som riktar sig till specifika grupper av delegater för att göra dem relevanta för just den målgruppen. För respektive formulär ges det möjlighet att styra vilka anmälningsalternativ och hotell som är tillgängliga, ange om ett alternativ kan ta slut, om alternativet ska visas eller gömmas en specifik dag, osv.

När en viss typ av hotellrum på ett specifikt hotell tar slut kommer detta alternativ automatiskt att utgå.

Huruvida ett fält ska kräva inmatning kan ställas in per fält och formulär och vilket språk de ska ha ställs enkelt in i systemet.

Osv…

QR-koder för en effektivare biljetthantering

Våren 2018 implementerade vi ett stöd för QR-koder i Empire. Varje bokning får sin unika kod som sedan används vid incheckningen för att snabba upp processen. I den tillhörande videon kan ni se bokningen scannas och biljetten skrivas ut. I de fall som kongressen använder en app så dyker koden även upp på deltagarens personliga sida, vilket minskar behovet av fysiska utskrifter.

Bearbetning av inkommen data

Eftersom systemet både är ett CMS och ett administrativt system för att hantera och bearbeta den information som kommer in från respektive kongressajt och respektive formulär kan MKON i samma vy som de specificerar hur många platser det finns till den stora banketten, se hur många som redan anmält sig till den. Till exempel.

All inkommande data är live och tillgänglig och MKON kan därför momentant rapportera antalet anmälda delegater, antal inskickade abstracts, antal bokade monterplatser eller annan relevant information till sin uppdragsgivare.

I systemet finns sen vidare stöd för:

Informationen går vidare

Från Empire flödar relevant vidare till ekonomisystemet VISMA för fakturering och bokföring. Om en deltagaranmälan ändras skickas uppdaterade uppgifter till VISMA och tidigare faktura krediteras eller en ny och kompletterande skapas.

Kort sagt: Empire är ett it-stöd som tar hand om all information som rör Malmö Kongressbyrås arrangemang.

Galleri

Här nedan hittar du ett urval av bilder