Region Skåne - PRIO
F
ör sjukvården i Region Skåne avsätts varje år medel för investeringar i byggnationer och utrustning.
Processen börjar med att kliniken beskriver sitt investeringsbehov och slutar med ett genomfört projekt. För att kunna hantera detta har systemet PRIO utevcklats tillsammans med Enheten för fysisk utvecklings på Skånes universitetssjukhus.
Sedan 2014 används systemet regionsövergripande inom Region Skånes alla förvaltningar.
Med deras ord:
Med PRIO har vi fått kontroll över hela verksamheten och detaljerad information om alla projekt att använda som stöd för projektledning. Vi får en bättre överblick av bland annat planering, resurser och ekonomin.
Dessutom är PRIO ett enkelt system där "alla" har omedelbar tillgång till identisk info för både utrustnings- och bygginvesteringar
Kund
Region Skåne
Lanserad
2011
Kategori
Desktop, FileMaker, Mobile, Web
Nyckelfunktioner
För att kunna uppnå önskat resultat efterfrågade Region Skåne ett antal nyckelfunktioner i PRIO.
- Kontrollerad process för att hantera investeringsäskande från verksamheten
- Stöd för beredning, prioritering och budgetering mm. av investeringsäskanden
- Övergripande projektsamordning och översikt med uppföljning och rapportering av budget, prognos och utfall
- Detaljerad projekthantering med milstolpar, aktiviteter (bevakning/flaggning) och dokumenthantering
- Integration mot ekonomisystem av redovisning och aktuell organisation
Grundfunktioner
Äska medel
Varje medarbetare har möjlighet att äska pengar i PRIO när behov av byggnation eller inköp av utrustning uppstår. Oavsett om det är akut eller planerat.
- patientsäkerhet
- haveririsk
- arbetsmiljöaspekter
- myndighetskrav
- förändrade driftskostnader
- besparingar
Via öppna attestkedjor samarbetar verksamheten kring ett äskande för att komplettera och sedan slutgiltigt signera ett äskande. Om äskandet inte uppfyller uppställda krav kan det när som helst återremitteras.
Bereda och prioritera
Ett inkommet äskande bereds och kompletteras av en central funktion som via inbyggda funktioner och inlämnade uppgifter får ett förslag på prioritering i form av utslag på en poängskala. På så sätt blir prioriteringsprocessen och urvalskriterierna för investeringar mindre godtycklig, mer konsekventa och potentiellt mer transparenta.
Besluta
Beslut om genomförande tas baserat på beredning, prioritering och den information som finns i systemet. Samband med andra projekt och dess planerade aktiviteter synliggörs för att ge ett bra beslutunderlag och ett fullt sökbart arkiv av tidigare genomförda eller avslagna äskanden byggs över tid upp.
Finansiera och följa upp ekonomi
Budget i olika nivåer definieras i PRIO och när en investering blir beviljad räknas förväntad kostnad av från den utpekade budgeten. Med prognoser och stöd för olika typer av budgetändringar håller systemet reda på var pengarna hamnar och hur mycket som finns kvar i varje givet tillfälle.
Olika typer av budgetar - börser, potter eller anslag - kan finansiera varandra för att återspegla den ofta komplexa verkligheten. Inbyggda vyer låter dig se en grafisk återspegling av dessa finansiella hierarkier.
Integrationer för att läsa in utfall i form av leverantörsfakturor och andra transaktioner finns för att synliggöra det aktuella ekonomiska läget direkt i systemet.
Likviditetsbehov synliggörs med rapporter som genereras baserat på planering och finansiell information som finns i PRIO.
Genomföra och styra
Beviljade projekt planeras i PRIO med hjälp av fasta och egendefinierade milstolpar såsom:
- upphandling
- beställning
- inköp
- driftsättning
Ett översiktligt gantt-schema ger stöd för att planera och se vad som pågår. Särskilda behörighetsnivåer och funktioner finns för användare som jobbar med samordning av projekt.
Aktiviteter med bilagor finns för att hålla reda på lite vad som helst kring ett investeringsprojekt. Aktiviteter kan omvandlas till saker för dig, eller andra användare, att göra.
Integration
För att underlätta och ge fler medarbetare möjlighet att äska resurser skapdes en webbaserad yta för att skicka in och följa äskningar.
Via en webbplats kan medarbetare alltså skapa och skicka in sin äskningar till regionen. I de fall som man blir avbruten i att skapa ett äskande finns möjligheten att spara det pågående arbetet och fortsätta via samma webbplats vid ett senare tillfälle.
Då webbplatsen är fullt integrerad med det centrala Filemaker-systemet registreras äskningar direkt när användaren klickar på att skicka in denna. I systemet granskas äskningen och får antingen godkänt eller avslag, vilket även registreras utåt på användarens sida tillsammans med äskningen. Data flödar alltså i båda riktningar i systemet.
För den ekonomiska uppföljningen finns en rutin för att dagligen hämta aktuellt utfall ur ett centralt ekonomisystem. Parallellt uppdateras organisationsstrukturen med automatik för att spegla respektive förvaltnings organisation.
Roller & behörighet
Flera olika roller har tillgång till PRIO, alla med olika behov och uppgifter.
- Medarbetare - initierar äskanden
- Beslutsfattare - beslutar om äskandens giltighet
- Investeringsberedningsgruppen - lägger förslag till prioritering och beslut om investeringsäskanden
- Projektsamordnare - planering, genomförande, rapportering och uppföljning av projekt
- Administratör - Övergripande projektuppföljning, ekonomi och avvikelsehantering
Galleri
Här nedan hittar du ett urval av bilder
Historia
PRIO har utvecklats i nära samarbete med Enhet Fysisk Utveckling vid Skånes universitetssjukvård, Sus. Fysisk utveckling tillhör avdelning ekonomi och arbetar primärt med att prioritera och samordna Sus bygg- och utrustningsinvesteringar.
-
2020
PRIO utvecklas
PRIO plattformen utvecklas löpande och nyligen har delar introducerats som ger stöd i arbete med kalkyler för stora upprustningsbehov som uppstår i samband med nybyggnation av sjukhus, samt för processer kring lokalförsörjning inom vården.
