Region Skåne - PRIO

F ör sjukvården i Region Skåne avsätts varje år medel för investeringar i byggnationer och utrustning.
Processen börjar med att kliniken beskriver sitt investeringsbehov och slutar med ett genomfört projekt. För att kunna hantera detta har systemet PRIO utevcklats tillsammans med Enheten för fysisk utvecklings på Skånes universitetssjukhus.

Sedan 2014 används systemet regionsövergripande inom Region Skånes alla förvaltningar.

Med deras ord:

Med PRIO har vi fått kontroll över hela verksamheten och detaljerad information om alla projekt att använda som stöd för projektledning. Vi får en bättre överblick av bland annat planering, resurser och ekonomin.
Dessutom är PRIO ett enkelt system där "alla" har omedelbar tillgång till identisk info för både utrustnings- och bygginvesteringar

— Region Skåne

Kund

Region Skåne


Lanserad

2011


Kategori

Desktop, FileMaker, Mobile, Web

Nyckelfunktioner

För att kunna uppnå önskat resultat efterfrågade Region Skåne ett antal nyckelfunktioner i PRIO.

  • Kontrollerad process för att hantera investeringsäskande från verksamheten
  • Stöd för beredning, prioritering och budgetering mm. av investeringsäskanden
  • Övergripande projektsamordning och översikt med uppföljning och rapportering av budget, prognos och utfall
  • Detaljerad projekthantering med milstolpar, aktiviteter (bevakning/flaggning) och dokumenthantering
  • Integration mot ekonomisystem av redovisning och aktuell organisation

Integration

För att underlätta och ge fler medarbetare möjlighet att äska resurser skapdes en webbaserad yta för att skicka in och följa äskningar.

Via en webbplats kan medarbetare alltså skapa och skicka in sin äskningar till regionen. I de fall som man blir avbruten i att skapa ett äskande finns möjligheten att spara det pågående arbetet och fortsätta via samma webbplats vid ett senare tillfälle.

Då webbplatsen är fullt integrerad med det centrala Filemaker-systemet registreras äskningar direkt när användaren klickar på att skicka in denna. I systemet granskas äskningen och får antingen godkänt eller avslag, vilket även registreras utåt på användarens sida tillsammans med äskningen. Data flödar alltså i båda riktningar i systemet.

För den ekonomiska uppföljningen finns en rutin för att dagligen hämta aktuellt utfall ur ett centralt ekonomisystem. Parallellt uppdateras organisationsstrukturen med automatik för att spegla respektive förvaltnings organisation.

Roller

Flera olika roller har tillgång till PRIO, alla med olika behov och uppgifter.

  • Medarbetare - initierar äskanden
  • Beslutsfattare - beslutar om äskandens giltighet
  • Investeringsberedningsgruppen - lägger förslag till prioritering och beslut om investeringsäskanden
  • Projektsamordnare - planering, genomförande, rapportering och uppföljning av projekt
  • Administratör - Övergripande projektuppföljning, ekonomi och avvikelsehantering

Galleri

Här nedan hittar du ett urval av bilder